L'utilisation d'un logiciel de gestion est primordiale pour une entreprise du BTP. En effet, sa gestion commerciale est comparable à celle d'une entreprise qui évolue dans n'importe quel autre secteur d'activité. Elle comprend entre autres l'établissement de devis et l'édition de facture, en plus du suivi des paiements et de la trésorerie ou, la relance en cas d'impayé. Par contre, une entreprise du BTP a besoin, plus que d'autres, de pouvoir réaliser en déplacement des devis ainsi que des factures. Concilier les activités de bureau et les travaux de terrain revêt une importance stratégique.
Qu'est-ce qu'un logiciel de devis et facture pour BTP ?
C'est un logiciel de gestion administrative spécialement conçu pour répondre efficacement aux besoins spécifiques des artisans du bâtiment et des entreprises de travaux publics. Ce type de logiciel offre à ces professionnels du BTP la possibilité d'éditer des devis et des factures dans les meilleurs délais et dans le respect de la règlementation de leurs métiers. En fonction du logiciel choisi, ils peuvent bénéficier de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes et complètes afin de faciliter la gestion de leurs différentes activités. Celle qu'on trouve sur le site www.obat.fr par exemple permet de créer des devis rapidement grâce à son interface intuitive. Il permet aussi à l'entreprise BTP de générer en un clic des factures d'acompte, de situation ou finales.
Le fonctionnement d'un tel logiciel est simple. Il est possible de définir des profils d'utilisateurs variés en fonction des besoins (directeur, ingénieur d'étude, chef de chantier, conducteur de travaux, etc.). De plus, ce type de logiciel peut être rapidement configuré pour créer un environnement de travail personnalisé pour chaque utilisateur. Il permet d'éditer des devis et de les envoyer à la clientèle, puis de les transformer facilement en factures. En général, il est associé à d'autres modules comme le suivi des chantiers pour la gestion de planning, la réalisation de relevés, etc.
Pourquoi utiliser ce type de logiciel ?
Du point de vue d'un professionnel du BTP, l'utilisation d'un logiciel de devis présente de nombreux avantages. Tout d'abord, cela permet de gagner un maximum de temps dans l'élaboration des devis. Un grand nombre de fonctions sont automatisées pour faciliter et accélérer la création de documents sans fournir le moindre effort. Il en est de même pour leur modification. Un simple clic est suffisant pour modifier les devis dans leur ensemble. Par la même occasion, l'utilisateur a la garantie que les documents ainsi créés ne comportent jamais d'erreur de calcul. Il n'a donc plus besoin de vérifier maintes fois si des erreurs se sont glissées dans ses différents calculs. Ce qui procure plus de sérénité.
Cet outil simplifie également le suivi des devis réalisés et envoyés à la clientèle. Outre ces différents aspects, il facilite la génération des factures correspondant aux devis édités, le suivi de leur statut pour la détection des impayés, et le suivi du chiffre d'affaires. En cas de besoin, l'édition des factures est accessible à tout moment. Enfin, conformément à la règlementation « antifraude à la TVA » depuis le 1er janvier 2018, l'utilisation d'un logiciel certifié est obligatoire pour l'élaboration des devis et des factures. Tout manquement est sanctionné de 7 500 euros d'amende.
Quelles sont les fonctionnalités de ce logiciel ?
Un logiciel de BTP permet à un professionnel du BTP de gérer les devis et factures. Concrètement, il fonctionne sur le même principe qu'un tableur. Ainsi, son utilisateur n'a qu'à renseigner les cases de la feuille préétablie (libellés, quantités et prix) pour effectuer une création de devis pour un ouvrage. Il peut créer plusieurs catégories d'ouvrages en fonction de ses besoins. De même, il lui est possible de réaliser différents types de devis tels que les devis simples, les devis métrés, les devis hors-taxes ou sans TVA, etc.
Une fois le devis édité, l'utilisateur n'a qu'à l'envoyer par courriel à son client. Lorsque ce dernier l'a validé, le logiciel le convertit automatiquement en facture. Par ailleurs, il est doté de bibliothèque de prix du BTP. Il s'agit d'une véritable base de données pour tous les ouvrages, produits et services que le secteur propose. Sa mise à jour est aussi automatique dès lors qu'un devis comporte des éléments non présents. Le cas échéant, elle peut être synchronisée avec les catalogues des fournisseurs.
Quels sont les différents types de logiciel de facturation existants ?
Il existe plusieurs types de logiciel de facturation, dont les logiciels gratuits et versions d'essai. Ils offrent l'opportunité de tester diverses solutions en début d'activité pour mieux choisir le programme adéquat. Leur coût nul et leur simplicité représentent leurs principaux avantages, mais des risques existent (surtout pour les versions d'essai au moment de passer aux versions payantes). Les professionnels du BTP peuvent également opter pour les logiciels métiers payants. Ils ont pour atouts leur professionnalisme, leur pertinence, leur évolutivité et la possibilité de bénéficier d'une formation.
Certains logiciels de devis et de facture pour BTP doivent être installés sur un ordinateur pour pouvoir fonctionner, tandis que d'autres sont accessibles sur internet et permettent la facturation en ligne. Les logiciels de BTP en ligne se distinguent des logiciels métiers payants classiques sur de nombreux points. Ils n'imposent pas l'achat d'une licence, le paiement d'un supplément pour les mises à jour ou le coût pour l'installation sur le système informatique. Le client s'acquitte d'un abonnement mensuel et a accès à tout (logiciel, sécurité des données, mises à jour, assistance, etc.).
Comment procéder pour ne pas se tromper de logiciel ?
En matière de logiciel de facturation et de devis pour les professionnels du BTP, un large choix est proposé sur le marché actuellement. Pour rappel, le meilleur programme est celui qui est adapté aux besoins. De ce fait, plusieurs critères sont à prendre en considération pour bien choisir :
- Les besoins réels
- Les fonctionnalités attendues
- La garantie sur la conformité légale
- La taille et les moyens financiers de l'entreprise
- L'existence d'une version test pour une évaluation…
Faire le choix d'un logiciel de BTP en ligne donne la possibilité d'accéder à tout moment à l'ensemble des documents commerciaux. Les oublis lors des rendez-vous avec la clientèle ne constituent plus un problème. Les utilisateurs ne sont plus contraints à utiliser un seul poste ou retourner au bureau afin d'éditer les devis ainsi que les factures.